话虽如此，电子邮件确实有其自身的缺陷。但好消息是，只要掌握一些技巧并运用正确的工具，大多数（如果不是全部）缺陷都可以得到解决。
以下是使用电子邮件工作困难的 5 个原因，以及我们如何解决它。
1. 世界上有一半的人试图向你发送垃圾邮件
垃圾邮件无疑是电子邮件用户的一大问题。尽管博客和媒体网站向您保证他们不会滥用您的电子邮件，但他们最终还是会这样做，而您却无法指出罪魁祸首是谁。不知不觉中，您的收件箱就被这些不想要的、可能有害的电子邮件淹没了。
尽管电子邮件提供商的垃圾邮件过滤器已经相当完善，但这个问题在某种程度上仍然存在。
以下是一些抵制垃圾邮件的技巧：
- 加密电子邮件地址是一个不错的开始。Outlook 和 Thunderbird 等电子邮件提供商允许您加密电子邮件地址，并提供一系列其他安全增强功能。
- 您还可以向收件箱添加过滤器以过滤掉不需要的电子邮件。
- 另一种方法是使用安全的 VPN 进行所有的互联网浏览，为您的智能手机提供免费的电子邮件保护，以及使用 USB 密钥输入电子邮件。
2. 电子邮件太多——信息过载
所以，您订阅了一堆您喜欢的博客，而这些电子邮件简报却让您的收件箱变得杂乱无章，或者您办公室里有太多社交活动，您的同事用电子邮件轰炸您的收件箱。您会怎么做？
以下是一些提示：
- 首先，清理收件箱。取消尽可能多的订阅。只保留真正感兴趣的订阅。
- 使用文件夹和规则来保持电子邮件井然有序。例如，为社交活动保留一个单独的文件夹，为团队会议保留另一个文件夹等。
- 使用Unroll.me将您所有的电子邮件订阅合并到一封电子邮件中- 这是一个很棒的工具，可以一次性彻底清理您的收件箱。
- 当您在收件箱中使用电子邮件插件时，请确保这些工具的设计不会使您的收件箱变得混乱。
3.随着电子邮件数量的增加，分配任务和跟踪任务会变得困难
假设你是一名项目经理，每天早 斯里兰卡资源 上你做的第一件事就是将当天的任务分配给所有团队成员，想象一下如果你必须花费数小时来做这件事，那会耗费多少精力。
传统的分配任务的方式是将电子邮件转发给每个团队成员并要求他们完成任务。这是一种非常困难且效率低下的方式。
Hiver等项目管理工具与电子邮件协同工作。它们不仅允许您轻松地将任务分配给您的队友，还可以轻松跟踪这些任务的状态。
团队内部协作对于提高工作效率至关 贵公司电话营销的良好做法和规则 重要，如果没有合适的工具，电子邮件可能会对有效协作产生不利影响。使用可以将电子邮件从单纯的通信工具转变为协作工具的工具是赢得这场游戏的关键。
4. 对每封邮件都进行回复可能是一项繁琐的任务（尤其是当邮件量很大时）
这似乎不是什么大问题，直到你开始每周收到数百封电子邮件。对每封电子邮件都输入回复可能是一项相当单调的任务，可能不是最有效的时间利用方式。
以下是一些想法：
- 聘请虚拟助理。许多专业人士都这样做。它可以让您将更多时间花在真正需要您关注的事情上，而不是花在繁琐而没有效率的任务上，例如在电子邮件中添加签名。
- 利用模板。如果聘请 VA 超出您的预算，那么下一步明智的做法是准备电子邮件模板并随时准备使用。您可以为每种情况准备模板，例如，一个用于社交电子邮件，一个用于同事，一个用于任务分配，一个用于团队会议等。
- 利用可以减轻工作量的工具。例如，利用 Wisestamp 创建完美的签名，并在任何地方使用它。
重要的是确保您的大部分时间不会浪费在无意义的电子邮件写作上。
5. 它可能很容易上瘾
我们每天都要处理很多邮件，阅读然后回复。我们大多数人都有在一小时内至少检查邮件 4-5 次的坏习惯。
这会严重影响你的日常生活和工作效率。如果你 西班牙号码 知道如何管理自己，电子邮件就是你最好的朋友，否则就是你最大的敌人。
幸运的是，我们可以通过多种方式来解决这个问题：
- 关闭通知，这样您就不会每次有新邮件时都忍不住打开收件箱。
- 使用收件箱冻结等应用程序，在一段时间内屏蔽电子邮件。您可以每隔几个小时解冻一次。
- 如果您每天要处理大量重要的电子邮件，那么您可能需要考虑聘请 VA 或外包您的电子邮件管理。
总结
和我们使用的许多工具一样，电子邮件也有缺点，但如果我们能解决这些问题，它就是最强大、最易用、最受欢迎的商业沟通工具之一。如果添加正确的扩展，您还可以将其用作项目管理工具、销售支持工具等。